Bonsky Digital Oy muutosmatkalla kohti itseohjautuvampaa kulttuuria

Veros Oy toteutti toukokuussa 2019 tutkimuksen kumppaniensa Psykologitoimisto Cresco Oy:n ja HR Legal Services Oy:n kanssa. Suomalaisen työelämän tutkimuksen toteuttajana oli puolueeton tutkimuskumppani Kantar TNS. Tutkimukseen vastasi yli 1000 henkilöä eri toimialoilta, toiminnoista ja organisaatiotasoilta.

Osana tutkimustyötä sain kunnian tutustua syvällisemmin Bonsky Digitalin noin kaksi vuotta kestäneeseen matkaan kohti itseohjautuvampaa kulttuuria. Tapasin Karita Lehdon (Head of People and Culture), joka kertoi heidän tarinansa vaiheista. Bonsky Digital on voimakkaasti kasvava digitaalisten palvelujen toimittaja, joka tarjoaa ratkaisuja aina liiketoiminnan visiosta palvelujen muotoiluun ja teknisiin toteutuksiin asti. Ratkaisuja ovat mm. toiminnalliset verkkopalvelut, sähköiset tilausjärjestelmät, palveluportaalit sekä PIM-tuotetiedonhallinnan ratkaisut. Bonskyllä kasvavassa tiimissä työskentelee tällä hetkellä 30 henkilöä.

Kasvustrategia luo tarpeen muutokselle – matka käynnistyy yhteistä ymmärrystä rakentamalla

Bonskyn johto asetti noin kaksi vuotta sitten selkeän päämäärän muuntautumisesta itseohjautuvaksi organisaatioksi. Todellinen paine muutokseen tuli Bonskyn uudistuneesta kasvustrategiasta, jonka keskiössä on asiakas ja työntekijä. Kasvun toteuttaminen kiinteällä tiimirakenteella ja projektiorganisaatiolla olisi edellyttänyt keskijohdon kasvattamista ja lisännyt hierarkiaa. Tämä tuntui ristiriitaiselta strategian asiakas- ja työntekijälähtöisyyden kanssa. Karita kuvasi parin vuoden takaista tahtotilaa näin: ”Halusimme että kaikki työntekijämme ovat tekemisissä asiakkaan kanssa, halusimme eroon jäykistä tiimirakenteista sekä halusimme että ihmisemme voisivat kehittyä motivoituneiksi moniosaajiksi ja tiimipelureiksi.”

 

Uusi arki alkaa – työntekijöiden vastuun ottamisen ja vastuunkannon merkitys korostuu

Käytäntöön viemisen kanssa ei vitkasteltu, vaan itseohjautuvampia toimintamalleja alettiin soveltamaan heti uusissa asiakasprojekteissa. Projekteissa kulki mukana projekticoach auttamassa projektikäytänteissä, projektin etenemisen seurannassa ja asiakasviestinnässä. Kun ensimmäiset uudella tavalla toteutetut projektit olivat maalissa, tiimien kanssa käytiin läpi eteen tulleet haasteet, ja päätettiin mitä tehdään seuraavalla kerralla toisin. Parempia ratkaisuja haettaessa huomio kiinnittyi erityisesti projektien alkuvaiheeseen. Projektin tavoitteista, suunnasta, kunkin roolista ja vastuista on tärkeää rakentaa alussa selkeä yhteinen ymmärrys.

 

Johto on jatkuvasti henkilöstön pulssilla – tukea on tarjolla monella tavalla, ja ”ovi on aina auki”

Bonskyn johto on halunnut pysyä pulssilla henkilöstön tuntemuksista ja arjen toimivuudesta osallistamalla henkilöstöä, sparrailemalla yhdessä, erilaisilla kyselyillä sekä jatkuvalla 1-to-1 keskustelulla. Bonskyn ihmiset ovat kokeneet positiivisina asioina itseohjautuvuuteen siirryttäessä erityisesti:

  • oman työkuorman parempi hallinta
  • tekemisen vapaus ja mahdollisuus vaikuttaa
  • vastuu omasta työstä ja sitä kautta motivoituminen
  • työskentely lähellä asiakasta
  • tiimityön toimivuus ja organisaation parempi mukautumiskyky asiakkaan tarpeisiin

Huolenaiheitakin on ollut:

  • tiedonsaannin riittävyys
  • tiimitason yhtenäistä ohjautumista yksilön ohjauksen sijaan
  • vastuunkanto tiimissä

 

Osaamisen kehittäminen ja palautteenanto

”Tiesimme että itseohjautuvamman toiminnan myötä ihmisille tulee jatkuvasti vastaan uudenlaisia tilanteita, joissa tarvitaan uusia taitoja. Koska esimiehiä ei enää varsinaisesti ollut, käynnistimme säännölliset osaamiskeskustelut. Niissä käydään läpi missä asioissa henkilön olisi hyvä kehittyä, ja miten se toteutetaan. Nämä kehitettävät asiat ovat henkilökohtaisella osaamiskortilla.”, Karita avaa.

Myös palautteen antaminen on haluttu turvata. ”Lähdimme kokeilemaan vertaisarviointien toimivuutta palautteen antamisen ja saamisen työkaluna. Ihmiset ovat osanneet todella hienosti lähteä antamaan toisilleen palautetta. Kokeiluun osallistuminen on ollut vapaaehtoista, ja iloksemme noin ¾ on halunnut saada palautetta omasta työstään. Vertaisarvioinneista tulee hyviä syöttöjä osaamiskortteihin.”, Karita kuvaa henkilökohtaisen kehittymisen prosessia. Lisäksi Bonskyllä on strukturoituja kehityspolkuja eri osa-alueiden osaajille, jotka vaihtavat roolia talon sisällä.

 

Missä ollaan tänään – ja mihin suuntaan matka jatkuu?

Homma toimii tällä hetkellä hyvin, ja jatkossa petrataan vielä tiimin yhteistä ohjautuvuutta. ”Työkalujakin tärkeämpää tässä on keskusteleva kulttuuri ja tapa toimia.”, Karita kuvaa nykytilaa. ”Siinä auttaa myös se, että tavoite on yhteinen, ja kirkastamme sitä toistuvasti yhdessä porukan kanssa.”

Tähän asti olemme puhuneet Bonskyn muutosmatkasta pääasiassa työntekijän ja toimintatapojen sekä rakenteiden näkökulmasta. Kun kysyn Karitalta, miten hän on itse kokenut muutoksen – esimiehenä – hän hymyilee ja vastaa: ”Ehkä se isoin muutos ja oivallettava asia esimiehille tämän kaltaisessa muutoksessa on oivaltaa työtehtävän muuttuminen valvovasta tehtävästä palvelutehtäväksi; ollaan täällä auttamassa muita ja tukemassa heidän onnistumistaan työssä. On tärkeää, että tämän kaltaisessa suuressa muutoksessa johto on ollut hyvin sitoutunut.”

”Meillä suunta on ollut oikea – sekä asiakas- että työntekijätyytyväisyys ovat nousseet. Asiakkaamme ovat kokeneet saavansa enemmän ja parempaa tietoa, kun kommunikaatio on laajentunut asiantuntijoidemme ollessa heihin yhteydessä joustavammin ja leveämmällä rintamalla.”

 

Haastateltavana: Karita Lehto, Bonsky Digital Oy, Head of People and Culture

Kirjoittaja: Vesa Sampakoski, Veros Oy

Toukokuu 2019